- Ofis içi tüm odaların, toplantı ve eğitim alanlarının günlük düzen, hijyen ve ekipman kontrollerini yapmak; giriş ve ortak alanlardaki malzeme ile cihazların çalışır durumda olmasını sağlamak; genel temizlik süreçlerini ve ofis güvenliğini denetleyerek tespit edilen uygunsuzlukları ilgili personele iletmek.
- Şirket içi birimler ve dış paydaşlarla yapılan tüm resmi yazışmaları hazırlamak, düzenlemek, takip etmek ve doğru bilgi akışını sağlamak.
- Dahili telefon hatlarını yönetmek, gelen çağrıları ve misafirleri doğru birimlere yönlendirmek; telefon, e-posta, posta ve kargo trafiğini koordine ederek tüm iletişim ve gönderim–teslim süreçlerini kayıt altına almak ve ilgili birimlerle paylaşmak.
- Yöneticilere ve çalışanlara günlük idari destek sağlamak (toplantı, seyahat, konaklama vb.).
- Şirket içi organizasyon ve çalışan toplantılarına destek vermek.
- İdari raporlama, arşivleme ve dosyalama süreçlerini yürütmek.
- Ofis ekipmanlarının (elektrik, su, yazıcı vb.) çalışırlığını kontrol etmek ve arızalarda gerekli aksiyonu almak.
- Ofis masraf ve harcamalarını takip ederek ilgili birime raporlamak.
- Personel KKD zimmetlerinin takibini yapmak; gerekli koruyucu ekipman, etiket ve malzemelerin tedarikini sağlamak; KKD sipariş, teslimat, stok ve kayıt süreçlerini bütüncül şekilde yönetmek.
- İdari depo düzenini kontrol etmek, idari malzeme stok yönetimini yapmak ve gerekli tedarik süreçlerini yürütmek.
- İdari malzeme ve hizmet ihtiyaçlarına yönelik satın alma süreçlerini yürütmek; teklif toplamak, onaya sunmak, sipariş ve teslimat süreçlerini takip etmek.
- Araç tahsisi yapılan çalışanların kilometre takibini yapmak ve limit aşımı durumlarını raporlamak.
- Araçların ve iş makinelerinin trafik, kasko, genel sigorta ve makine kırılma ve tamamlayıcı sağlık sigortası poliçelerine ilişkin tüm süreçleri yürütmek; teklif toplama, poliçe yenileme, hasar dosyalarının açılması, sigorta ve eksper firmalarıyla iletişimin sağlanması, hasar takip ve sonuçlandırma işlemlerini koordine etmek; tüm dokümantasyonun eksiksiz hazırlanmasını, arşivlenmesini sağlamak ve poliçelere ait ödeme dekontlarını Mali İşler Departmanı’na iletmek.
- Araç muayene randevularını planlamak ve tamamlanmasını sağlamak.
- Araç bakım süreçlerinde ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak ve araçların çalışır durumda olmasını takip etmek.
- Şirket araçlarına ilişkin Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS) kapsamında kayıt, güncelleme, iptal, ödeme, montaj ve ilgili idari süreçleri yürütmek, takip etmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak.
- Sahalara giriş görevlerini organize etmek ve gerekli izin süreçlerini yürütmek.
- Daimi Liman Giriş Kartı başvuru ve takip süreçlerini yönetmek.
- Araç parkı ve yürüyüş yollarının İSG kurallarına uygun güvenliğini sağlamak.
- İnsan Kaynakları Departmanı’na dokümantasyon ve kayıt süreçlerinde destek olmak.
- Trafik cezalarının kaydını tutmak, tablolaştırmak ve İnsan Kaynakları Departmanı’na iletmek.
- Şirkete ait kiralık evlerle ilgili abonelik, fatura ve ihtiyaç süreçlerini takip etmek.
- Temizlik, güvenlik ve idari şoför personelinin görev, sorumluluk ve mesai takip süreçlerini yürütmek.
- Noter işlemleri dâhil tüm yasal evrak süreçlerini yürütmek.
- Merkez Ofis’ten diğer lokasyonlara yapılan malzeme gönderimlerini organize etmek ve zimmet kayıtlarını takip etmek.
- Yemek ve servis firmalarıyla iletişimi sağlamak ve süreçlerin düzenli yürütülmesini takip etmek.
- Atık ve hurda süreçlerini prosedüre uygun şekilde organize etmek ve yürütmek.
- Üst yönetimin talep edeceği organizasyonlara destek vermek.
|