Site yönetimi ve apartman yönetimi alanında faaliyet gösteren firmamızda görevlendirilmek üzere, düzenli çalışma disiplinine sahip, iletişim becerileri güçlü, muhasebe ve ofis süreçlerine destek olabilecek Sekreter / Muhasebe Destek Personeli arayışımız bulunmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar

• Firmamızın yönetimini yaptığı site ve apartmanlara ait aylık aidat, tahsilat ve ödeme süreçlerinin takip edilmesine destek olmak,
• Site sakinlerinden gelen aidat ödemeleri, borç bilgileri, tahsilat kayıtları ve ödeme planları konusunda gerekli kontrolleri yapmak,
• Aylık gelir-gider kayıtlarının düzenli şekilde takip edilmesine yardımcı olmak,
• Siteye ait fatura, makbuz, dekont, gider pusulası ve benzeri evrakların düzenli olarak dosyalanmasını sağlamak,
• Gider belgelerini ilgili site, dönem ve kategoriye göre arşivlemek,
• Muhasebe birimiyle koordineli çalışarak ödeme ve tahsilat bilgilerinin doğru şekilde işlenmesine destek olmak,
• Site sakinleri, yönetim kurulları, tedarikçiler ve hizmet sağlayıcı firmalarla telefon, mesaj veya e-posta yoluyla iletişim kurmak,
• Site içi bakım, onarım, temizlik, güvenlik, peyzaj, teknik servis ve benzeri süreçlerin takibini yapmak,
• Yönetim kurulu kararları ve site talepleri doğrultusunda ilgili işlemlerin ilerleyişini takip etmek,
• Genel kurul toplantıları ve yönetim kurulu toplantılarına gerektiğinde katılım sağlamak,
• Toplantı öncesi evrak hazırlığı, katılım listesi, gündem takibi ve toplantı sonrası notların düzenlenmesine yardımcı olmak,
• Site sakinlerinden gelen talep, şikâyet ve önerileri ilgili birimlere aktarmak ve sonuçlanma sürecini takip etmek,
• Ofis içi telefon trafiğini yönetmek, gelen ziyaretçileri karşılamak ve ilgili kişilere yönlendirmek,
• Günlük ofis düzeninin sağlanmasına katkıda bulunmak,
• Dosyalama, arşivleme, yazışma ve raporlama süreçlerinde görev almak,
• Firma yöneticileri tarafından verilen diğer idari ve operasyonel görevleri yerine getirmek.

*** SİSTEM ÜZERİNDEN BAŞVURAN ADAYLARIN DİKKATİNE , BAŞVURU YAPILDIKTAN SONRA İŞVEREN İLE İLETİŞİME GEÇİNİZ ***

Aranan Nitelikler

• Tercihen muhasebe, işletme, büro yönetimi, maliye, bankacılık, finans veya ilgili bölümlerden mezun,
• En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu,
• Muhasebe, sekreterlik, ön muhasebe, site yönetimi, ofis asistanlığı veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• Aidat, tahsilat, fatura, gider takibi ve dosyalama süreçlerine hâkim veya bu alanda kendini geliştirmeye açık,
• MS Office programlarını, özellikle Excel’i aktif kullanabilen,
• Evrak düzeni, dosyalama ve arşivleme konusunda dikkatli çalışan,
• Telefon görüşmelerinde kendini doğru ifade edebilen,
• Diksiyonu düzgün, konuşmasını bilen ve iletişim kabiliyeti yüksek,
• İkna kabiliyeti olan, çözüm odaklı ve sakin iletişim kurabilen,
• Site sakinleri, yöneticiler ve tedarikçilerle profesyonel iletişim kurabilecek,
• Yoğun telefon ve evrak trafiğini düzenli şekilde yönetebilecek,
• Sorumluluk sahibi, dikkatli ve takip yönü güçlü,
• Planlı, düzenli ve sistemli çalışmayı alışkanlık haline getirmiş,
• Kurumsal temsil bilincine sahip,
• Dış görünümüne ve kişisel bakımına özen gösteren,
• Ekip çalışmasına uyum sağlayabilen,
• Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilecek,
• Gizlilik gerektiren bilgi ve belgeler konusunda dikkatli davranabilecek,
• Uzun vadeli çalışmayı hedefleyen adaylar aranmaktadır.

      Tercih Sebebi Olacak Özellikler

• Site yönetimi, apartman yönetimi veya toplu yapı yönetimi alanında daha önce görev almış olmak,
• Ön muhasebe veya muhasebe destek süreçlerinde deneyimli olmak,
• Cari takip, ödeme takibi, tahsilat takibi ve gider dosyalama süreçlerini bilmek,
• Genel kurul toplantısı, karar defteri, yönetim kurulu evrakları ve site yazışmaları hakkında bilgi sahibi olmak,
• Excel üzerinden liste, tablo ve rapor hazırlayabilmek,
• Müşteri ilişkileri veya danışma/sekreterlik pozisyonlarında deneyimli olmak,
• Yoğun iletişim gerektiren pozisyonlarda çalışmış olmak.

Çalışma Alanı

Site yönetim firmamız bünyesinde;

Aidat ve tahsilat takibi,

Gider ve fatura dosyalama,

Site içi taleplerin takibi,

Yönetim kurulu ve genel kurul süreçlerine destek,

Ofis ve sekreterya işlemleri,

Muhasebe destek işlemleri,

Evrak, arşiv ve raporlama süreçleri yürütülecektir.

Adaydan Beklentimiz

Bu pozisyonda görev alacak personelin yalnızca evrak takibi yapan bir çalışan değil, aynı zamanda site yönetimi süreçlerinde düzeni sağlayan, iletişimi yöneten ve işlerin zamanında sonuçlanmasına katkı sunan bir ekip arkadaşı olması beklenmektedir.

Adayın; site sakinlerinden gelen talepleri doğru anlaması, ilgili birimlere aktarması, muhasebe ve tahsilat süreçlerinde dikkatli davranması, evrakları düzenli tutması ve yöneticilerle koordineli çalışması önemlidir.

İletişimi güçlü, güler yüzlü, sabırlı, çözüm odaklı ve düzenli çalışma alışkanlığı olan adaylar firmamız için öncelikli olarak değerlendirilecektir.