GENEL NİTELİKLER :
Otomotiv sektöründe Ağır Vasıta Fren ve Debriyaj Ekipmanları Üretim, İthalat, İhracat ve Pazarlama faaliyetleri gösteren grubumuzun, Tuzla Endüstri ve Ticaret Serbest Bölgesinde bulunan Fabrikamızda görevlendirilmek üzere;
* En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu (büro yönetimi, sekreterlik, işletme vb.),
* Benzer pozisyonda en az 2 yıl deneyimli; değil ise de öğrenme azmine ve sabrına sahip,
* MS Office programlarına hâkim (Word, Excel, Outlook),
* Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, diksiyonu düzgün,
* Planlama, zaman yönetimi ve organizasyon becerileri gelişmiş,
* Dikkatli, düzenli ve gizlilik ilkesine bağlı çalışan,
* Yüksek sorumluluk anlayışı ile mesleğini yapmaya çalışan kişilik yapısına sahip,
* 20-30 yaş arası, istikrarlı ve uzun süreli çalışacak bayan çalışma arkadaşı istihdam edilecektir.
GÖREV VE SORUMLULUKLAR :
Sekreterya, şirketin idari süreçlerinde bilgi akışını sağlamak, yöneticilerin ve departmanların yazışma, evrak, arşiv ve iletişim işlerini yürütmekten sorumludur. Şirketin düzenli, verimli ve profesyonel bir çalışma ortamına sahip olmasına katkı sağlar.
1. Ofis ve İletişim Yönetimi
- Telefon, e-posta, faks ve posta trafiğini düzenli şekilde yönetmek ve ilgili kişilere yönlendirmek,
- Ziyaretçileri karşılamak, yönlendirmek ve gerekli bilgilendirmeleri yapmak,
- Yönetici ve departmanların günlük randevu, toplantı ve görüşme planlamalarını organize etmek,
- Şirket içi duyuruların ve yazışmaların düzenli şekilde yapılmasını sağlamak.
2. Evrak ve Dokümantasyon Takibi
- Gelen ve giden evrakların kayıt, dağıtım ve arşiv süreçlerini yürütmek,
- Fatura, irsaliye, teklif, sözleşme gibi belgeleri düzenlemek ve dosyalamak,
- Resmî kurumlara yapılacak yazışmaları hazırlamak, gerekli durumlarda takibini yapmak,
- Ofis içi dokümantasyonun (prosedür, form, talimat vb.) güncelliğini korumak.
3. İdari ve IK departmanlarına Destek
- Ofis sarf malzemeleri, kırtasiye ve temizlik ürünleri stoklarını takip etmek, eksiklerin teminini sağlamak,
- Kargo, kurye ve posta gönderimlerini organize etmek ve kayıt altına almak,
- Şirket içi organizasyonlarda (toplantı, misafir ağırlama, eğitim vb.) destek vermek,
- Gelen misafirlerin ikram, yönlendirme ve ağırlama süreçlerini yürütmek,
- Kasko, sigorta vb poliçe sürelerini takip etmek, yenileme için fiyat teklifi almak,
- IK süreçlerine destek vermek.
4. Raporlama ve Koordinasyon
- Yönetime günlük/haftalık raporlar hazırlamak (gelen evrak, kargo, aramalar, misafirler vb.),
- Yönetim, insan kaynakları, muhasebe ve diğer departmanlar arasında bilgi akışını sağlamak,
- Gerektiğinde toplantı tutanaklarını hazırlamak ve ilgili kişilere iletmek.
5. Gizlilik ve Düzen
- Tüm belge ve bilgilerin gizliliğini sağlamak,
- Ofis düzenini korumak ve çalışma ortamının düzenli olmasına katkı sağlamak,
- Şirket içi iletişimde nezaket, profesyonellik ve gizlilik ilkelerine uymak.