Petrol istasyonunun muhasebe, finans, vergi, banka, cari hesap, akaryakıt satış ve stok mutabakatı işlemlerini eksiksiz ve zamanında yürütmek; işletmenin gelir-giderlerini kontrol etmek, maliyetleri takip etmek ve işletme sahibine düzenli mali raporlama yapmak.,
2. Genel muhasebe işlemleri
* Alış ve satış faturalarının düzenlenmesi, kontrolü ve muhasebe kayıtlarının yapılması.
* E-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter süreçlerinin takip edilmesi.
* Günlük, haftalık ve aylık muhasebe kayıtlarının düzenli tutulması.
* Kasa, banka, POS ve kredi kartı hareketlerinin muhasebeleştirilmesi.
* Gider faturaları, masraflar, kira, elektrik, su, bakım ve diğer işletme giderlerinin takibi.
* Mizan, gelir-gider tablosu ve işletme kârlılığı raporlarının hazırlanması.
* Vergi beyannameleri ve yasal bildirimler için mali müşavirle koordineli çalışılması.
* Vergi, SGK ve diğer yasal ödeme tarihlerinin takip edilmesi.
3. Akaryakıt satış ve stok kontrolü
* Günlük benzin, motorin ve varsa LPG satışlarının takip edilmesi.
* Pompa satış raporları ile otomasyon sistemi, yazar kasa, POS ve muhasebe kayıtlarının karşılaştırılması.
* Tank ölçümleri, otomasyon stokları ve fiilî stok hareketlerinin düzenli kontrol edilmesi.
* Akaryakıt alış faturaları ile teslim alınan ürün miktarlarının karşılaştırılması.
* Tanklardaki giriş, çıkış, fire ve stok farklarının takip edilmesi; açıklanamayan farkların işletme sahibine bildirilmesi.
* Dağıtım şirketi cari hesapları, akaryakıt alışları, iskonto, prim, vade ve fiyat farklarının kontrol edilmesi.
* Varsa market, oto yıkama, madeni yağ ve diğer yan gelirlerin ayrı ayrı takip edilmesi.
* Günlük satış miktarı, litre başına brüt kâr ve ürün bazında kârlılık raporlarının hazırlanması.
4. Kasa, banka ve tahsilat yönetimi
* Günlük kasa sayımı ve kasa mutabakatının yapılması.
* Nakit, banka, POS ve diğer tahsilatların karşılaştırılması.
* Banka hesaplarının günlük veya düzenli aralıklarla kontrol edilmesi.
* POS tahsilatları, komisyonlar ve bankaya geçiş tarihlerinin takip edilmesi.
* Banka kredileri, faizler, kredi kartı ödemeleri ve diğer finansman giderlerinin izlenmesi.
* İşletmenin nakit akış tablosunun hazırlanması.
* Yaklaşan ödemeler ve beklenen tahsilatlar için ödeme planı oluşturulması.
* İşletme sahibinin bilgisi ve onayı olmadan yetki sınırlarını aşan ödeme yapılmaması.
5. Cari hesap ve borç-alacak takibi
* Akaryakıt dağıtım şirketleri, tedarikçiler ve diğer firmalarla cari hesap mutabakatlarının yapılması.
* Vadeli satışlar ve anlaşmalı müşteri hesaplarının takip edilmesi.
* Müşteri alacaklarının vade, tahsilat ve gecikme durumuna göre raporlanması.
* Tedarikçi borçlarının vade takibinin yapılması.
* Çek, senet ve diğer ödeme araçlarının kayıt ve takibinin yürütülmesi.
* Vadesi geçmiş alacakların ve yaklaşan borçların işletme sahibine bildirilmesi.
6. Personel ve özlük işlemleri
* Personel puantajı, izin, rapor ve fazla mesai kayıtlarının takibi.
* Maaş, avans ve diğer personel ödemelerinin hazırlanması.
* SGK işe giriş ve çıkış işlemleri için mali müşavirle koordinasyon sağlanması.
* Bordro, SGK primi ve personel maliyetlerinin kontrolü.
* Personel dosyaları ve özlük evraklarının düzenli tutulması.
7. Vergi ve mevzuat takibi
* KDV, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi, geçici vergi ve diğer yükümlülüklerin mali müşavirle koordineli takibi.
* Akaryakıt sektörüne ilişkin EPDK, UTTS, ÖTV ve diğer ilgili mevzuat kapsamındaki mali ve belgesel yükümlülüklerin takip edilmesi.
* İstasyonun mali belgelerinin denetim ve incelemelere hazır tutulması.
* Vergi, ceza, gecikme faizi ve diğer mali risklerin zamanında işletme sahibine bildirilmesi.
* Resmî yazışma ve tebligatların takibi.
8. Yönetim raporlaması
Muhasebe sorumlusu aşağıdaki raporları işletme sahibine sunacaktır:
Günlük
* Ürün bazında satılan litre miktarları ve satış tutarları.
* Nakit, POS ve banka tahsilatları.
* Gün sonu kasa ve satış mutabakatı.
* Açıklanamayan stok ve kasa farkları.
Aylık
* Gelir-gider ve kâr-zarar tablosu.
* Benzin, motorin ve diğer ürünlerin ayrı ayrı kârlılığı.
* Personel, elektrik, banka faizi ve diğer giderlerin dökümü.
* Banka bakiyeleri, borçlar ve alacaklar.
* Vergi ve SGK yükümlülükleri.
* Önümüzdeki ayın nakit akışı ve ödeme planı.
* Önceki aylarla karşılaştırmalı mali durum raporu.
9. Aranan nitelikler
* Muhasebe, finans veya işletme alanında eğitim almış olmak.
* Genel muhasebe ve tek düzen hesap planı konusunda bilgi sahibi olmak.
* Akaryakıt istasyonu muhasebesi ve otomasyon sistemleri konusunda deneyimli olmak tercih sebebidir.
* E-Fatura, e-Arşiv, Excel ve muhasebe programlarını etkin kullanmak.
* Banka, POS, cari hesap ve stok mutabakatı yapabilmek.
* Vergi ve SGK süreçlerini bilmek.
* Dikkatli, güvenilir, disiplinli ve raporlama becerisi güçlü olmak.
* İşletme sahibine düzenli ve doğru bilgi sunmak.
10. Yetki ve sorumluluk sınırları
* Tüm mali kayıtların doğruluğundan ve zamanında hazırlanmasından sorumludur.
* Tespit ettiği kasa, stok, satış veya muhasebe farklılıklarını gecikmeden işletme sahibine bildirir.
* İşletme sahibinin onayı olmadan yetkisi dışındaki ödemeleri, para transferlerini ve mali taahhütleri gerçekleştiremez.
* Şirketin mali bilgilerini, şifrelerini, banka bilgilerini ve ticari sırlarını korur.
* Mali müşavirle koordineli çalışır; mesleki yetki gerektiren işlemleri ilgili yetkili kişilere yürüttürür.
11. Başarı kriterleri
Personelin performansı; muhasebe kayıtlarının zamanında yapılması, banka-kasa mutabakatlarının doğruluğu, cari hesapların güncelliği, stok farklarının tespiti, yasal sürelerin kaçırılmaması ve işletme sahibine sunulan mali raporların doğruluğuna göre değerlendirilir.
Temel beklenti: İşletme sahibi istediğinde petrol istasyonunun ne kadar ciro yaptığını, ne kadar gerçek kâr elde ettiğini, ne kadar borcu ve alacağı