GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Yerelden globale bakış açımız ve 26.000 m2 faaliyet alanımız ile farklı pazar ihtiyaçlarına ileri teknolojiyle ürettiğimiz katma değeri yüksek ürünler ile treyler imalat sektöründe öncü firmamızın Aydın / Efeler lokasyonunda görevlendirilmek üzere Sekreterya Görevlisi arayışımız bulunmaktadır.

İŞ TANIMI:

• Şirketin genel işleyişine destek olmak amacıyla haberleşme işlemlerini yürütmek ve koordinasyonu sağlamak
• Şirket içi ve dışı yazışmaların düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak, 
• Toplantı, etkinlik gibi organizasyonlarının planlanmasını ve gerekli lojistik desteğin sağlanmasını koordine etmek,
• Misafir karşılama, yönlendirme ve ağırlamasında profesyonel bir hizmet sunarak şirketin imajını en iyi şekilde temsil etmek,
• Telefon, e-posta ve diğer iletişim kanalları aracılığıyla şirket içi ve dışı iletişim ve haberleşmenin aksamadan sürdürülmesini sağlamak.
• Gelen çağrıları ilgili kişilere yönlendirmek, acil durumlarda müdahale etmek,
• Gelen ya da giden aramaların zamanını ve kim tarafından yapıldığının kayıtlarını tutmak,
• Araç, ulaşım, çiçek, konaklama, seyahat gibi rezervasyonları ve organizasyonları yapmak,
• Santral kısmına giren Concierge işler (çiçek siparişleri, ulaşım, kuru temizleme, otel rezervasyonu vb) yapılması durumlarında Canias Satınalma isteklerini açmak,
• Günlük operasyonlarının aksamadan yürütülmesine katkı sağlayarak, iş süreçlerinin koordinasyonu ve verimliliğini artırmayı hedeflemek,
• Şirket içi ve dışı toplantı, seminer, etkinlik organizasyonların planlamasına destek vermek ve koordinasyonu sağlamak,
• Toplantı odalarının düzenlenmesi, katılımcı listelerinin oluşturulması, davetlerin gönderilmesi ve gerekli teknik ekipmanın sağlanmasını koordine etmek.
• Sorumluluğu altındaki faaliyetlerle ilgili bilgi akışını, kayıt, rapor ve ya­zışmaların kural ve talimatlarına uygun olarak düzenlenmesini sağlamak,
• İlgili tüm belgelerin dosyalanıp arşivlenmesini, saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak,
• Birden fazla birimi ilgilendiren faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde yar­dımlaşma, iş birliği ve koordinasyonu sağlamak, sonuçları izlemek ve değerlendirmek,
• Öncelikle kendi departmanı içinde olmak üzere, üst yönetim ve diğer birim­lerle etkin bir iletişim kurulmasını sağlamak,
• Çalışmalarını iş sağlığı ve güvenliği, çevre, yasal mevzuat ve yönetim sistemleri çerçevesinde gerçekleştirmek.

GENEL NİTELİKLER:

• Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik ya da Büro yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinden ön lisans ya da lisans mezunu olmak (Tercihen Lisans Mezunu olmak)
• İdari İşler alanında en az 3 yıl tecrübeli,
• İyi derecede İngilizce bilgisi olan, tercihen ikinci bir dil bilen,
• İyi derecede ofis programları (Microsoft Excel, Word, Powerpoint vb.) ve tercihen Canias, Meyer puantaj programı konusunda bilgi ve deneyim sahibi olmak,
• Planlama ve organize etme kabiliyeti yüksek,
• Analitik düşünme, analiz yorumlama ve raporlama kabiliyeti bulunan,
• Geri bildirim verme becerisine sahip,
• İletişim becerisi yüksek, dinamik ve gelişime açık,
• Sistemli, titiz ve düzenli çalışma yeteneğine sahip,
• Dinamik çalışma temposuna ayak uydurabilecek,

Aydın’da ikamet eden ya da edebilecek takım arkadaşı aramaktayız.